Datenschutzerklärung

AD Easytax GmbH
Elisabeth-Breuer-Straße 5, 51065 Köln, Deutschland

E-Mail: kontakt@ad-easytax.de
Telefon: 0221 57026995

Über diese Kontaktdaten können Sie auch Ihre Datenschutzrechte geltend machen.

Beim Seitenaufruf werden Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, technische Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die verweisende Seite an die Infrastruktur des Hosting-Anbieters übermittelt. Diese Daten werden zur Auslieferung und Absicherung der Website verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist ein funktionsfähiger und sicherer Webauftritt.

Der technisch eingesetzte Hosting-Dienst ist Vercel. Der konkrete Vertragspartner, die Protokollierung, Speicherorte und Löschfristen müssen anhand der Betreiberverträge ergänzt werden. Die konfigurierte Serverregion Frankfurt allein belegt keine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland.

Schriftarten, Bilder und Videos werden über unsere Website ausgeliefert. Ihr Browser lädt die Schriftarten nicht von Google. Es sind keine externen Karten, Videos, Werbe- oder Analysedienste eingebettet.

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt der Anfrage und eine freiwillig angegebene Telefonnummer, um Ihre Anfrage zu beantworten. Bei einer von Ihnen gewünschten Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Grundlage. Für andere Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse, Ihre Nachricht sachgerecht zu bearbeiten.

Das Kontaktformular sendet Ihre Angaben erst beim Absenden an unseren Server und anschließend per E-Mail an kontakt@ad-easytax.de. Eine gesonderte Einwilligung in die Datenschutzerklärung ist dafür nicht erforderlich. Ohne die Pflichtangaben können wir das Formular nicht bearbeiten; alternativ können Sie uns telefonisch erreichen.

Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Kontaktformular keine Gesundheitsdaten, vollständigen Steuerunterlagen oder Ausweiskopien. Es dient der ersten Kontaktaufnahme.

Der Personalfragebogen erfasst Stamm- und Kontaktdaten, Geburts- und Beschäftigungsdaten, Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungs- und Krankenkassenangaben sowie erforderliche Nachweise. Er kann auch Religionszugehörigkeit und Angaben zu einer Schwerbehinderung enthalten. Beim Absenden werden Angaben und ausgewählte Unterlagen zur Bearbeitung per E-Mail an Gehaltsabrechnung@ad-easytax.de weitergeleitet.

Die Verarbeitung für Beschäftigungs- und Abrechnungszwecke ist je nach Verantwortlichkeit insbesondere nach § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder c DSGVO einzuordnen. Für Gesundheits- und Religionsdaten muss zusätzlich eine anwendbare Ausnahme des Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen, etwa im Zusammenhang mit arbeits- und sozialrechtlichen Pflichten. Die konkrete Rolle von EasyTax und des jeweiligen Arbeitgebers sowie die einschlägigen Pflichten sind noch verbindlich festzulegen. Eine allgemeine Bestätigung der Datenschutzhinweise ersetzt diese Prüfung nicht.

Fotos von Ausweis, Bankkarte und Krankenversichertenkarte sind keine pauschalen Pflichtunterlagen. Übermitteln Sie nur konkret benötigte Nachweise. Bei Daten anderer Personen muss die Übermittlung ebenfalls zulässig sein; diese Personen sind erforderlichenfalls gesondert zu informieren.

Das Einkommensteuer-Formular und Mandanten-Onboarding sind derzeit einschließlich ihrer Übermittlungs- und Upload-Schnittstellen außer Betrieb. Über diese Wege werden aktuell keine neuen Formularinhalte angenommen. Die KI-Dokumentenauswertung ist entfernt.

Der lokale GwG-Prüfbogen übermittelt seine Eingaben nicht an EasyTax. Ausdrucke und von Ihnen gespeicherte PDF-Dateien verwalten Sie selbst.

Ausgewählte Dokumente werden beim Absenden des Personalfragebogens zu einem privaten Vercel-Blob-Speicher hochgeladen, vom Server abgerufen und als E-Mail-Anhänge versendet. Es werden dabei keine öffentlich abrufbaren Dateilinks als Ersatz für Anhänge versendet. Der Mailversand verlangt eine TLS-gesicherte Verbindung zum SMTP-Server; dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Postfachs.

Nach der Bearbeitung der Übermittlungsanfrage veranlasst der Server die Löschung der zugeordneten Uploads, auch bei einem Verarbeitungsfehler. Bei einem Verbindungsabbruch vor der abschließenden Anfrage oder bei einer fehlgeschlagenen Löschung können Dateien zurückbleiben. Ein betrieblicher Bereinigungsprozess und dessen Frist sind noch festzulegen. Bereits versendete E-Mails und Anhänge werden dadurch nicht gelöscht.

Hosting-, Speicher- und Mailanbieter erhalten die für ihre Leistung erforderlichen Daten. Die konkreten Vertragspartner, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Speicherorte und Löschregelungen sind noch zu ergänzen. Fachliche Partner werden nicht automatisch durch die Website angeschrieben. Eine spätere Weitergabe ist gesondert nach Empfänger, Zweck und Rechtsgrundlage zu bestimmen.

Die Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies und lädt keine Analyse-Skripte. Für den reinen Seitenbesuch ist deshalb nach der hier beschriebenen Implementierung keine Cookie-Einwilligung erforderlich. Die Regeln für den Zugriff auf Ihr Gerät gelten auch für lokale Browserspeicher, nicht nur für Cookies.

Eine freiwillige Entwurfspeicherung ist zunächst ausgeschaltet. Erst wenn Sie die entsprechende Auswahl aktivieren, werden eingegebene Formularwerte im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; soweit besondere Kategorien enthalten sind, umfasst die ausdrückliche Auswahl auch diese lokale Speicherung gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Diese Auswahl erlaubt keine zusätzlichen Übermittlungen und keine KI-Auswertung.

Die Schlüssel heißen easytax-einkommensteuer-draft, easytax-mandanten-onboarding-draft, easytax-personalfragebogen-draft und easytax-gwg-pruefbogen-draft. Dateiinhalte und Upload-Dateinamen werden nicht gespeichert. Entwürfe verfallen 24 Stunden nach der letzten Änderung. Die Website entfernt abgelaufene Entwürfe bei der nächsten Nutzung und kontrolliert sie während einer geöffneten Seite regelmäßig. Ein geschlossener Browser kann durch die Website nicht bereinigt werden.

Ihre Auswahl wird unter easytax-privacy-v1 für 180 Tage gespeichert, damit die Website sie beachten kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, Interesse an der Beachtung Ihrer Entscheidung). Sie können die Entwurfspeicherung jederzeit ausschalten. Dadurch werden gespeicherte Entwürfe gelöscht und weitere Speicherungen beendet. Ohne Einwilligung funktionieren die Formulare weiterhin, jedoch ohne Wiederaufnahme nach dem Schließen oder Neuladen der Seite.

Maßgebliche Kriterien für die Aufbewahrung von Anfragen und Abrechnungsunterlagen sind die Dauer der Bearbeitung, anschließende vertragliche Zwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Fristen zur Rechtsverteidigung. Die konkreten Fristen und Löschabläufe für Postfächer, Sicherungskopien, Serverprotokolle und zurückgebliebene Uploads sind im Entwurf noch offen.

Eine Verarbeitung oder ein Zugriff außerhalb des EWR ist bei international tätigen Dienstleistern zu prüfen. Vor einer solchen Übermittlung müssen die tatsächlichen Empfänger, Länder und die anwendbare Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO feststehen. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder ein bereits abgeschlossener bestimmter Transfervertrag wird hier nicht behauptet. Informationen und gegebenenfalls Kopien einschlägiger Garantien können Sie über unsere Kontaktadresse anfordern.

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Bei Direktwerbung gilt das Widerspruchsrecht ohne Begründung.

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Für lokale Entwürfe nutzen Sie bitte die Datenschutzeinstellungen; für andere Anliegen unsere Kontaktadresse.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder eines vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle.

Die Website trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und erstellt kein entsprechendes Profil.