Datenschutzerklärung

AD Easytax GmbH

Elisabeth-Breuer-Straße 5, 51065 Köln, Deutschland

E-Mail: kontakt@ad-easytax.de

Telefon: 0221 57026995

Für Datenschutzanfragen können Sie uns jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um diese Website bereitzustellen, Anfragen entgegenzunehmen, digitale Formulare zu bearbeiten, hochgeladene Unterlagen entgegenzunehmen und auf Wunsch einen optionalen KI-Chat bereitzustellen. Die einzelnen Verarbeitungen unterscheiden sich je nach genutzter Funktion.

EasyTax arbeitet als Wirtschaftskanzlei und Schnittstelle zu Partner-Steuerberatern. Soweit im Einzelfall die Einbindung solcher Partner erforderlich wird, erfolgt dies nur abgestimmt mit Ihnen oder im Rahmen der Mandatsanbahnung.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet, um die Seite auszuliefern, die Stabilität zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Informationen sowie technische Server-Protokolle gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation mit Ihnen.

Dabei verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhaltsdaten Ihrer Nachricht und den Kontext Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Kommunikation oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Geschäftskommunikation.

Wenn Sie unsere Formularstrecken für Einkommensteuer oder Mandanten-Onboarding nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben zur Prüfung Ihrer Anfrage, zur Mandatsvorbereitung, zur internen Zuordnung und zur Kontaktaufnahme.

Je nach Formular können dies insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Steuer- und Mandatsdaten, Bankdaten sowie Angaben aus hochgeladenen Unterlagen sein. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine geordnete Bearbeitung eingehender Anfragen.

Bitte übermitteln Sie nur die Informationen und Unterlagen, die für Ihre Anfrage erforderlich sind. In Steuerunterlagen oder einzelnen Formularfeldern können Angaben mit erhöhtem Schutzbedarf enthalten sein, zum Beispiel Religionszugehörigkeit oder gesundheitsnahe Informationen.

Hochgeladene Dateien aus unseren Formularen werden technisch über Vercel Blob verarbeitet und gespeichert, damit wir Unterlagen digital entgegennehmen und in den jeweiligen Formularprozess einbinden können.

Betroffen sind insbesondere Ausweisdokumente, Steuerunterlagen, Nachweise und weitere Dokumente, die Sie uns freiwillig im Rahmen Ihrer Anfrage bereitstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur strukturierten Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Formularanfragen werden an unsere internen Kontaktstellen per E-Mail weitergeleitet, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und Sie kontaktieren können. Hierzu nutzen wir einen SMTP-basierten Mailversand.

Verarbeitet werden dabei die Formulardaten selbst, technische Versandinformationen sowie gegebenenfalls Dateianhänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser KI-Chat ist ein optionales Zusatzangebot. Der Chat wird erst aktiviert, wenn Sie der funktionalen Verarbeitung zugestimmt haben. Ihre Nachrichten werden zur Bearbeitung an den externen Dienst OpenRouter übertragen.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten, Steuerunterlagen, Bankdaten oder Ausweisdokumente ein. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Chats ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG für die erforderliche lokale Speicherung Ihrer Auswahl.

Wir setzen derzeit keine Marketing- oder Analyse-Cookies ein. Damit wir Ihre Auswahl zu den Datenschutzeinstellungen speichern können, wird diese lokal in Ihrem Browser gespeichert. Der optionale KI-Chat bleibt deaktiviert, solange Sie keine entsprechende Einwilligung erteilen.

Im Rahmen der oben beschriebenen Prozesse können folgende Empfänger oder Empfängerkategorien eingebunden sein:

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister für den technischen Betrieb der Website
• E-Mail- und SMTP-Dienstleister für den Versand und Empfang von Anfragen
• Vercel Blob für Datei-Uploads in den Formularstrecken
• OpenRouter für den optionalen KI-Chat nach Ihrer Einwilligung
• Partner-Steuerberater, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer nur, soweit dies im Einzelfall mit Ihnen abgestimmt oder für die Mandatsanbahnung erforderlich ist

Bei einzelnen externen Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, achten wir auf eine datenschutzrechtliche Grundlage und geeignete Garantien, soweit diese gesetzlich erforderlich sind.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kontaktanfragen löschen wir grundsätzlich nach abschließender Bearbeitung, sofern keine weitere Kommunikation oder gesetzliche Gründe entgegenstehen.

Formular- und Upload-Daten speichern wir so lange, wie dies für die Prüfung Ihrer Anfrage, die Mandatsvorbereitung, die weitere Kommunikation oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Ihre Consent-Auswahl bleibt in Ihrem Browser gespeichert, bis Sie diese ändern oder löschen.

Ihnen stehen insbesondere die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Sitzes unseres Unternehmens.